Nota: Per rendere più comprensibile la normativa dei misuratori fiscali, di seguito elenchiamo alcuni punti salienti relativi alle principali leggi e norme in vigore. Per ulteriori approfondimenti, si consiglia di consultare il vostro commercialista di fiducia, consultare la normativa vigente Decreto Legislativo numero 127 del 5 agosto 2015 (approvato e disciplinato dal provvedimento del 28 ottobre 2016 dell'Agenzia delle Entrate)
LO SCONTRINO ELETTRONICO
Lo scontrino è un documento commerciale che accompagna l'acquisto di beni o una prestazione di servizio. Deve essere emesso nel momento del pagamento del corrispettivo. Il documento commerciale deve riportare l'intestazione, ossia denominazione o ragione sociale, ubicazione, partita I.V.A. natura dei beni o servizi, dettaglio Iva, tipo di pagamento, data , ora e numero progressivo di emissione del documento.
ANNULLAMENTO DI UNO DOCUMENTO COMMERCIALE CON IMPORTO NON CORRETTO
Lo scontrino erroneamente emesso e non ancora consegnato al cliente deve essere annullato, con la procedura di annullamento documento indicando il numero di chiusura e il numero di documento, a fine procedura sarà stampato un riepilogo dell'annullamento.
DOCUMENTAZIONE NECESSARIA PER IL PUNTO CASSA
A) LIBRETTO FISCALE del registratore di cassa dove vengono riportati i dati dell’utente finale. di volta in volta saranno annotate sia le variazione di ragione sociale, i passaggi di proprietà, le verifiche periodiche e tutti gli interventi di manutenzione effettuate e trascritte dal tecnico autorizzato. In caso di mancato funzionamento del registratore di cassa l' utente deve chiedere tempestivamente l'intervento di un laboratorio autorizzato e annotare data e ora della richiesta su tale libretto. In caso di furto o smarrimento dovrà essere inoltrata denuncia alla autorità competenti ed al contempo richiedere un duplicato alla casa fornitrice. Il libretto di dotazione cartaceo non verrà più utilizzato e verrà sostituito dal libretto di dotazione informatico. Attualmente non tutte le case produttrici forniscono il libretto in quanto è presente online nell'area riservata dell'esercente all'interno del portale dell'Agenzia delle Entrate.
B) REGISTRO PER MANCATO O IRREGOLARE FUNZIONAMENTO registratore di cassa telematico, su cui annotare l'importo totale pagato da ogni singolo cliente. Al riguardo si richiamano le disposizioni previste al punto 5 del Provvedimento dell’Agenzia delle entrate n. 182017 del 28.10.2016 e quelle del paragrafo 2.5 delle specifiche tecniche del 28.06.2019, ricordando che “in caso di mancato o irregolare funzionamento, per qualsiasi motivo, del Registratore Telematico, l’esercente richiede tempestivamente l'intervento di un tecnico abilitato e, fino a quando non ne sia ripristinato il corretto funzionamento ovvero si doti di altro Registratore Telematico regolarmente in servizio, provvede all’annotazione dei dati dei corrispettivi delle singole operazioni giornaliere su apposito registro da tenere anche in modalità̀ informatica”. Per far fronte a questa tipologia di situazioni l’esercente può accedere alla funzione tramite la voce di menù “Procedure di Emergenza > Dispositivo Fuori Servizio”, disponibile nella sezione “Area Gestore ed Esercente.
VERIFICA PERIODICA REGISTRATORI DI CASSA
Qualora per un Registratore Telematico (o per un RC adattato ad RT) non sia stata ancora eseguita la procedura di attivazione, le verificazioni periodiche devono essere effettuate con frequenza annuale come previsto dalla normativa dei Misuratori Fiscali. Nel momento in cui il dispositivo RT (o RC adattato a RT) viene attivato, la periodicità delle verificazioni diventa biennale, a decorrere appunto dalla data di attivazione del dispositivo. Infatti nel provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 28 ottobre 2016 prot. 182017, al punto1.7, è stabilito che:
- i Registratori Telematici sono sottoposti con periodicità biennale ad apposita verificazione da parte del personale dei laboratori abilitati;
- la verificazione è effettuata per la prima volta all’atto dell’attivazione dell’apparecchio.
CHIUSURA GIORNALIERA DI CASSA
L’utente è comunque obbligato alla emissione dello scontrino di chiusura giornaliera anche se l’ammontare dei corrispettivi del giorno presenti un importo pari a zero. Può invece legittimamente sospendere l’attività commerciale e quindi l’obbligo di chiusura giornaliera, in presenza di ferie, festività, evenienze particolari quali malattia, lutti, matrimoni, infortuni, cause di forza maggiore, ecc.) Si può omettere l'emissione della chiusura giornaliera per gli apparecchi utilizzati per attività stagionali come riferisce l ’articolo 5 del Decreto Ministeriale 4 aprile 1990, I nuovi registratori di cassa telematici si caratterizzano per il continuo processo di comunicazione con i server dell’Agenzia delle Entrate. Nel caso di chiusura dell’attività, il registratore telematico rileva che non è stata effettuata alcuna operazione e memorizzerà i dati giornalieri a zero, fino alla data di riapertura. Contestualmente all’emissione del primo documento commerciale e con il ripristino dell’ordinaria attività, verrà elaborato un file telematico contenete i dati di inattività per il periodo di chiusura. Il flusso a zero sarà quindi trasmesso e comunicato all’Agenzia delle Entrate. La chiusura giornaliera di cassa deve essere effettuata, da un punto di vista operativo, non oltre le ore 24 del giorno di emissione del primo scontrino fiscale. Questo anche qualora l’attività prosegue oltre tale orario. Nel caso in cui l’attività lavorativa comprenda più turni operativi (come ad esempio per i bar, i negozi, etc) lo scontrino di chiusura giornaliera deve essere emesso al termine del turno che si conclude prima della mezzanotte. Se invece l’attività si protrae oltre le ore ventiquattro (ad esempio per i locali notturni) il documento riepilogativo deve essere emesso al termine dell’effettivo svolgimento dell’attività, con riferimento alla data di inizio dell’evento. I dati del documento commerciale di chiusura vengono memorizzati in maniera indelebile nella memoria fiscale del registratore telematico di cassa. Tali dati devono essere conservati sino ad esaurimento dello spazio disponibile. Ricordo che è necessario effettuare la chiusura giornaliera di cassa anche se l’importo dei corrispettivi e pari a zero. Mentre non è obbligatoria l’emissione nei casi di sospensione dell’attività per cause di forza maggiore (ferie, malattia, infortuni ecc.).
CONSERVAZIONE CHIUSURE GIORNALIERE E MEMORIE DI DETTAGLIO
L’introduzione dei corrispettivi elettronici comporta semplificazioni e vantaggi per gli operatori economici. Per esempio, non occorre più tenere il registro dei corrispettivi. La memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati sostituiscono infatti gli obblighi di registrazione delle operazioni effettuate in ciascun giorno. Chi usa un Registratore Telematico deve preoccuparsi solo di avere una connessione internet attiva, almeno al momento di chiusura della cassa, poiché dopo questa operazione è l’RT in automatico a predisporre il file contenente i dati dei corrispettivi da trasmettere all’Agenzia delle entrate. L’RT, infatti, dopo la chiusura di cassa prova a collegarsi con i server dell’Agenzia e, non appena il canale di colloquio è attivo, trasmette il file. Se al momento di chiusura di cassa si hanno problemi di connettività alla rete internet, ci sono 12 giorni di tempo per trasmettere gli stessi o riconnettendo l’RT alla rete internet o copiando il file dei corrispettivi (sigillato dall’RT) su una memoria esterna (es. chiavetta USB) e utilizzando l’apposita funzionalità di upload di tale file presente nel portale Fatture e Corrispettivi. Tale procedura di “emergenza”, quindi, è stata prevista in tutti quei casi in cui l’esercente ha problemi di connessione internet del suo RT. In relazione ai periodi di chiusura dell’esercizio commerciale, l’esercente non deve effettuare alcuna registrazione sull’RT: quest’ultimo, al momento della prima trasmissione dei
corrispettivi della giornata di apertura, comunica le giornate di chiusura. La memoria di dettaglio (DGFE), deve essere conservato per almeno un biennio dall’ultima data memorizzata.
STAMPA DELLA MEMORIA DI DETTAGLIO SU RICHIESTA DEGLI ORGANI DI CONTROLLO
Nel caso di registratori di cassa telematici, l’utente deve essere in grado di stampare i dati contenuti su richiesta degli organi di controllo (Finanza e Agenzia delle Entrate). Se non conosce il modo di provvedere alla stampa dei dati, i verificatori sono legittimati al “sequestro” del supporto per elaborarlo “fuori dal locale” del contribuente. (Normativa di riferimento: art. 52 del DPR n. 633/1972;art. 33 del DPR n. 600/1973).
PRINCIPALI SANZIONI AMMINISTRATIVE APPLICATE AI REGISTRATORI DI CASSA
Mancata emissione scontrino fiscale: 90% dell’imposta corrispondente all’importo non documentato con un minimo di 500 euro, la sanzione in parola si applica anche nel caso di mancato o irregolare funzionamento degli strumenti tecnologici previsti dall’art. 2, comma 4, D.Lgs. n. 471/1997 (registratori telematici) laddove il corrispettivo non venga annotato nel “registro di emergenza”, fatte salve le procedure alternative disciplinate dai provvedimenti di attuazione del medesimo comma 4 (ad esempio, procedura web). Mancato funzionamento dei registratori non segnalato la sanzione amministrativa può andare da 250 a 2.000 euro. Mancata installazione dell’RT e l’omessa applicazione di strumenti e procedure per la trasmissione telematica vengono puniti con una sanzione da 1.000 a 4.000 euro.La sanzione per manomissioni o alterazioni va da 3.000 a 12.000 euro. Omessa o tardiva trasmissione o la trasmissione con dati incompleti o non veritieri dei corrispettivi giornalieri, non hanno inciso sulla corretta liquidazione del tributo, si applica la sanzione amministrativa di euro 100 per ciascuna trasmissione.
L’assenza di verifica periodica del registratore di cassa o un ritardo nella stessa comporta l’inidoneità del dispositivo ad emettere validi documenti commerciali, con conseguente sanzione equiparata alla mancata emissione di documenti commerciali, nel caso di controlli effettuati dall’Agenzia dell’Entrate o dalla Guardia di Finanza. La sanzione amministrativa prevista per tale violazione verrà calcolata sull’importo documentato e sarà comunque non inferiore a 500 euro.
MESSA IN SERVIZIO REGISTRATORE DI CASSA TELEMATICO
Per attivare la procedura telematica l’esercente deve procedere all'accreditamento presso il sito dell’Agenzia delle Entrate. Si accede al portale “Fatture&Corrispettivi” con le credenziali di Fisconline o Entratel, o con la carta nazionale dei servizi (CNS) o SPID. L’accreditamento può avvenire anche tramite l’intermediario con apposita delega del contribuente. L’ attivazione del registratore di cassa telematico avviene successivamente al censimento, con un comando presente sull’apparecchio che il tecnico abilitato attiverà; con l’attivazione la matricola del registratore di cassa telematico viene abbinata alla partita Iva dell’esercente. Dopo aver proceduto all’attivazione il registratore di cassa sarà visibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate sempre sul portale “Fatture&Corrispettivi” e l’Agenzia delle Entrate metterà disponibile sul sito un codice qrcode da scaricare e applicare sul registratore di cassa. Sarà cura dell’esercente o intermediario delegato, fornire tale qrcode al tecnico abilitato che lo applicherà al registratore di cassa. Ora si può procedere alla messa in servizio del registratore di cassa. Se il registratore è munito di una procedura automatica il tecnico lo avrà impostato con una data precisa, altrimenti sarà necessario l’intervento del tecnico abilitato.
